スタッフが忘れ物の連絡を受けたら｜特徴・保管・受け渡しの記録

忘れ物の問い合わせでは、親切に急いで答えようとして、持ち主を十分に確認せず情報を伝えてしまうことがあります。受付担当が自分だけで判断せず、職場の手順に沿って確認できる形にまとめることが大切です。届出や処理が必要かどうかは、職場の責任者へ確認してください。

流れ

忘れ物の対応は申告と確認結果を分ける

保管場所や個人情報は、必要な担当者と所定の方法で共有します。

問い合わせを受けたら、心当たりのある日時と場所、品物の種類や特徴を聞きます。見つかった品物の特徴を先に全部伝えるのではなく、相手から説明された内容を記録して、担当者の確認につなげます。

現物がある場合は、発見した日時や場所、誰が保管したかを別に記録します。品物の情報と相手の申告を混ぜないようにすると、後から照らし合わせやすくなります。

貴重品や個人情報が含まれる可能性がある物は、必要以上に中を調べたり、個人のスマートフォンで撮影したりしないようにします。扱いに迷ったら、責任者に確認してください。

自分が親切のつもりで持ち帰ったり、私物と混ぜたりせず、決められた保管場所へ引き継ぎます。次の担当者が品物の所在を確認できるように、移動させた記録も残します。

名乗った人へすぐ渡すのではなく、本人の確認方法や受け渡しの担当を職場の手順で確かめます。送付を希望された場合も、その場で対応を約束せず、可否と手続きを確認しましょう。

受け渡しが終わったら、日時と対応した担当者を所定の記録へ残します。保管の終了や未解決の状態が分かるようにし、別の担当者が同じ案内を繰り返さないようにします。

○月○日、忘れ物の問い合わせを受けました。申告は「○日に利用、黒い小物入れ」です。保管品との照合と受け渡し方法は未確認です。連絡先は所定の受付記録に残しています。担当者による確認をお願いします。

文例は、ご自身の状況に合わせて書き換えてお使いください。

掲載イラストはイメージです。