備品管理の仕事を始める方へ｜数える単位と補充のタイミング

備品の残数を数える仕事は、単純に見えても、数える単位や置き場所がそろっていないと数字が合わなくなります。まずは職場で何を在庫として数え、誰が補充を判断するのかを確認しましょう。この記事では、一般的な備品管理の基本を整理します。

分類

備品の補充状況を見えるようにする

使用中の分を含めるかもそろえると、重複した発注を防ぎやすくなります。

同じ備品でも、未開封の箱と、開封した残りが別の場所にあることがあります。「3」とだけ書かず、3箱なのか3個なのかを記録してください。

まとめ単位を個数へ換算する場合は、1箱にいくつ入っているかを確認します。違う規格の商品を同じものとして数えたり、古いメモの入り数をそのまま使ったりしないようにしましょう。

棚にある備品と、現場ですでに使い始めた物を同じ在庫へ入れるかどうかは、職場の数え方に合わせます。保管場所が複数あるなら、数えた場所と時刻を記録すると重複を避けやすくなります。

使用期限や保管条件がある物は、表示と職場の管理手順を確認します。見た目だけで使用できると判断せず、気になる状態があれば担当者へ報告してください。

少なくなったと報告した状態と、実際に発注された状態は別です。誰が数量を決め、誰が手配し、いつ受け取る予定なのかを確認します。

自分の判断で代替品を購入したり、すでに注文した物を二重に手配したりしないようにしましょう。届いたら品名と数量を照らし合わせ、所定の場所へ保管したところまで記録します。

○月○日○時、保管棚の○○を確認。未開封2箱、開封分6個です。1箱の入り数は表示で確認しました。使用中の分は別です。補充が必要か、発注担当者へ確認をお願いします。

文例は、ご自身の状況に合わせて書き換えてお使いください。

掲載イラストはイメージです。