受付スタッフの電話メモ｜日時・数字・用件を復唱して確認する

電話の受付では、聞いた内容を速く書くことだけでなく、正しく受け取れたかを相手と確認することが大切です。特に日時や数字は、一部分の聞き違いが次の対応に影響します。ここでは一般的な電話メモの整理方法を紹介します。実際の業務では、職場で定められた受付手順を優先してください。

構成

電話メモは数字だけを書かない

確定していない内容を約束せず、担当者への確認が必要なことを伝えます。

電話番号や時刻などは、聞き取ったまとまりごとに確認します。最後まで聞いてから曖昧な部分を想像で埋めず、分からなかった区間を指定して聞き直しましょう。

数字を書く欄の近くには、何の数字かも記入します。時間、人数、受付番号などの単位や項目がないと、後から見た人が判断できないメモになってしまいます。

相手が「明日」と言った場合は、日付に置き換えて読み返すと認識を合わせやすくなります。夕方など幅のある表現は、具体的に何時頃を指すかを確認してください。

日をまたぐ営業時間では、同じ時刻でも日付の捉え方が違うことがあります。自分の推測で記録せず、職場の表記方法に沿って、日付と時間を一緒に確認しましょう。

会話の終わりには、用件、確認が必要な担当者、折り返し先を整理します。自分がその場で決められないことは、確定した案内として答えず、確認してから返答することを伝えます。

メモは指定された場所へ保管し、必要な担当者へ引き継ぎます。個人の端末で録音や転記をしてよいとは限りません。記録する項目や保管方法も、勤務前の説明で確認しておきましょう。

確認のため復唱します。ご希望は○月○日の○時頃で、担当者への確認後にこちらから折り返す、ということで合っていますか。折り返しを避けたい時間帯があれば教えてください。

文例は、ご自身の状況に合わせて書き換えてお使いください。

掲載イラストはイメージです。