応募書類を添付する前の確認｜ファイル名・中身・送付先を見直す

書類や画像の提出を案内されたときは、求められた資料を、指定された方法で渡せるかを確認します。初回の相談からすべての書類を送る必要があるとは限りません。この記事は、提出するものと送付先が確認できている場合の、添付直前の見直しに役立つガイドです。

ひと目でわかる流れ

添付ファイルの送信前チェック

資料の提出を求められていない段階で、本人確認書類を追加送信しないようにします。

案内に書かれた資料名と、手元のファイルを照らし合わせます。表面だけでよいのか、別の資料も必要なのかが分からない場合は、推測して枚数を増やさず、担当者へ確認してください。

本人確認などの資料は、必要な情報を自己判断で隠すと確認できなくなることがあります。一方で、関係のない情報まで送る必要もありません。加工の可否や提出範囲は、正式な案内に従いましょう。

名前が似た古い書類を選んでいないか、別の人の情報が入っていないかを確認します。画像なら、文字が読めることと、必要な部分が欠けていないことを見直します。

ファイル名には書類の種類と作成日など、区別に役立つ情報を付ける方法があります。住所や番号を長く書き込む必要はありません。応募先がファイル名や形式を指定している場合は、そちらを優先します。

本文に「ご案内いただいた○○を添付します」と書き、添付欄の実際のファイル名を最後に見ます。保管用のフォルダ全体や、不要な画面画像を一緒に送らないようにしましょう。

送信後は、送った日時と資料名を控えます。受信や読み取りを確認してほしい場合は、その旨を短く添えます。個人情報を含むファイルの再送は、届いていない資料を特定してから行うと混乱を減らせます。

ご案内いただいた資料を添付します。ファイル名は「提出資料_○月○日」です。受信できたか、内容を確認できる状態かをご確認ください。追加の提出が必要な場合は、資料名と方法をご案内いただけますか。

文例は、ご自身の状況に合わせて書き換えてお使いください。

掲載イラストはイメージです。